業務改善に取り組みたいものの、「何から始めればよいかわからない」「改善の効果をどう確かめればよいか悩む」と感じていませんか。

介護施設の業務改善は、機器やルールを先に導入するのではなく、現状を把握し、課題を絞るところから始めます。

この記事では、施設長や現場リーダーが進めやすいように、業務の見える化から実施、効果測定までの手順を紹介します。

1. 改善の目的と対象業務を決める

「業務を効率化する」だけでは、何をどう変えるのかが曖昧になりがちです。まず、改善したい状態を具体的にしましょう。

たとえば、次のような目的が考えられます。

• 記録にかかる時間や記入内容の重複を見直す
• 申し送りで必要な情報を確認しやすくする
• 物品を探す時間や補充の手間を減らす
• 特定の職員に集中している作業を見直す

対象業務は、できるだけ具体的に絞ります。「記録業務」全体ではなく、「食事介助後の記録」のように場面や作業を定めると、実態を把握しやすくなります。

時間短縮だけでなく、利用者への影響も改善の目的に含めましょう。作業を急ぐあまり、確認や説明が不足しないよう、安全性やケアの質を前提として共有します。

2. 業務を棚卸しして負担を見える化する

対象業務が決まったら、誰が、いつ、どのように行っているかを確認します。手順書に記載された流れだけでなく、現場で発生している待ち時間や確認、例外対応も把握することが大切です。

施設長や改善担当者は、関係する職員と相談しながら、次の項目を記録します。

• 業務名と実施する時間帯
• 担当者や関わる職種
• 作業の開始から終了までの流れ
• 所要時間や発生頻度
• 待つ、探す、確認し直す場面
• 職員が感じている困りごとや、手順のばらつき

記録する期間は、対象業務の頻度や施設の状況に合わせて決めます。職員への聞き取りや簡単なアンケートも併用すれば、数値だけではわかりにくい負担を把握しやすくなります。

調査の目的は職員を評価することではなく、業務の仕組みを見直すことです。実施前に目的を説明し、記録の範囲や保管方法を決めてください。利用者の個人情報を扱う場合は、施設内のルールに沿って管理します。

棚卸しの確認項目

• 対象業務と確認期間を決めた
• 関係する職員に調査の目的を説明した
• 作業時間だけでなく、待ち時間や手戻りも確認した
• 職種や時間帯による違いを確認した
• 安全と個人情報への配慮を整理した

3. 課題に優先順位をつける

見える化を進めると、複数の改善案が挙がることがあります。すべてを同時に進めず、影響の大きさと実行のしやすさを踏まえて優先順位をつけましょう。

観点	確認すること
発生頻度	どのくらいの頻度で起きているか
負担	時間や身体的・精神的な負担はどの程度か
影響	利用者の安全やケア、他の業務に影響するか
実行可能性	人員、時間、費用、準備を確保できるか
継続性	特定の職員に頼らず続けられるか

施設長や管理者は、現場の担当者と一緒に候補を整理します。頻繁に発生し、複数の職員が困っていて、手順の見直しから試せる業務は、着手候補になりやすいでしょう。

安全やケアへの影響が大きい変更は、関係職種でリスクや実施条件を確認してから進めます。現場で実行しにくい案は定着しにくいため、担当する職員の意見も判断材料にしましょう。

4. 小さく試し、手順と役割を調整する

改善案が決まったら、施設全体に一斉導入する前に、対象部署や時間帯を絞って試します。試行の責任者を決め、実施する範囲や期間、確認する項目を関係者に伝えます。

試行前に、次の点を整理しておきましょう。

• 何を変更し、何を変更しないか
• 誰が実施し、誰が確認するか
• 例外が起きた場合にどう対応するか
• 利用者への説明や安全確認が必要か
• 困ったときの相談先
• 試行を中断、または見直す条件

新しい記録方法やICTを使う場合も、導入そのものを目的にしないことが重要です。入力の重複が増えていないか、操作に困る職員がいないか、既存業務とのつながりに無理がないかを確認します。

試行中に想定外の手間や負担が見つかったら記録し、必要に応じて手順や試行範囲を見直しましょう。

5. 改善前後を比べて効果を確認する

改善後は、改善前と同じ条件、同じ方法で確認します。対象業務や確認期間、記録方法をそろえると、変化を比較しやすくなります。

改善担当者は、取り組みの目的に合わせて測定項目を決めます。

• 所要時間や作業回数
• 待ち時間、記入漏れ、手戻りの状況
• 職員が感じる負担や使いやすさ
• 利用者への説明やケアへの影響
• 特定の職員に作業が集中していないか

時間が短くなったかだけで判断せず、業務の質や安全面に望ましくない変化がないかも確認します。数値で捉えにくい変化は、職員への聞き取りや記録を合わせて検討してください。

効果が見られない場合は、対象業務の選び方、手順、周知、測定方法を振り返ります。結果を簡潔に記録し、継続・修正・中止の判断や次の改善に活用しましょう。

FAQ

業務改善の担当者は誰にすればよいですか？

取り組み全体の責任者と、対象業務の実態を把握している現場担当者を決めましょう。関係する職種の意見を確認できる体制にすると、試行や調整を進めやすくなります。

職員から本音を聞き出すにはどうすればよいですか？

調査が個人の評価ではなく、業務の見直しを目的としていることを事前に伝えます。聞き取りだけでなく、回答方法や記録の扱いも工夫し、意見を出しやすい環境を整えましょう。

制度上の要件を確認したい場合は、どこを見ればよいですか？

加算や法令に関わる取り組みを検討する場合は、最新の厚生労働省・行政資料や自治体の案内を確認してください。適用条件はサービス種別や制度改正などによって異なる場合があります。

まとめ

介護施設の業務改善は、次の手順で進めます。

1. 改善の目的と対象業務を決める
2. 業務の流れや負担を見える化する
3. 影響と実行可能性を踏まえて優先順位をつける
4. 範囲を絞って試し、必要に応じて調整する
5. 改善前後を比べ、ケアや安全面も含めて振り返る

時間の短縮だけでなく、職員の負担、利用者への影響、継続のしやすさを合わせて確認することが大切です。まずは現場の声が挙がっている業務を一つ選び、実態の把握から始めてみましょう。

✅ 介護施設生産性向上に関するご相談はこちら　→→→　 無料相談はこちら　お問い合わせよりお願いします。