介護業界では、人材不足が深刻化する中、限られた職員で質の高い介護サービスを提供し続けることが求められています。その解決策の一つとして注目されているのが、ICT・DXの活用です。

介護記録システムやタブレット、インカム、見守り機器などを導入する施設は増えていますが、「システムを導入したのに業務が楽にならない」「職員が使いこなせない」「紙の業務も残り、かえって作業が増えた」といったケースもあります。

重要なのは、ICT機器を導入すること自体を目的にしないことです。まず現場の業務課題を見える化し、「何を改善するためにICT・DXを活用するのか」を明確にする必要があります。

本記事では、介護施設におけるICT・DX活用の基本から、導入によって期待できる効果、失敗しやすいポイント、業務改善・生産性向上につなげる具体的な進め方まで解説します。

第1章　介護施設におけるICT・DX活用とは

1-1　ICTとDXの違い

介護現場では「ICT」と「DX」という言葉が使われますが、両者は同じ意味ではありません。

ICT活用とは、デジタル技術を利用して、情報の記録・共有・連携などを効率化することです。

介護施設では、例えば次のようなICTが活用されています。

• 介護記録システム
• スマートフォン・タブレット
• インカム
• 見守りセンサー
• 勤怠・シフト管理システム
• オンライン会議
• eラーニング

一方、DXはこうしたデジタル技術を活用して、従来の業務プロセスや働き方そのものを変えていく取り組みです。

例えば、紙の介護記録をそのままタブレットへ置き換えるだけであれば、ICT化にとどまる場合があります。

記録方法そのものを見直し、情報共有、申し送り、ケア、データ活用まで一連の業務を再設計することが、介護DXにつながります。

1-2　ICT導入ではなく「課題解決」が目的

ICT・DXを進める際に最も重要なのは、「何を導入するか」から考えないことです。

例えば、

「他施設が見守りセンサーを導入したから」

「補助金が利用できるから」

「介護DXが注目されているから」

という理由だけで導入すると、期待した効果を得られない可能性があります。

最初に考えるべきなのは、

• 記録時間を減らしたい
• 申し送りを効率化したい
• 夜勤職員の負担を軽減したい
• 情報共有を早くしたい
• 転記作業をなくしたい

など、施設が抱えている具体的な課題です。

「ICTを導入する」ではなく、「課題を解決するためにICTを使う」という順番が重要です。

第2章　介護施設でICT・DX活用が求められる理由

2-1　人材不足の中でも介護サービスを維持するため

介護施設では、今後さらに人材確保が難しくなることが予想されます。

だからといって、職員一人ひとりの業務量を増やし続けることには限界があります。

そこで重要になるのが、職員でなくてもできる作業や、デジタル技術で効率化できる作業を見直すことです。

例えば、ICTを活用して記録や情報共有にかかる時間を削減できれば、その時間を、

• 利用者とのコミュニケーション
• ケア
• 状態観察
• 職員教育

など、人だからこそ提供できる業務へ振り向けられます。

介護施設におけるICT・DXは、人を減らすための取り組みではなく、限られた人材をより価値の高い仕事へ振り向けるための取り組みと考えることが大切です。

2-2　職員の負担軽減と働きやすさにつながる

介護職員の負担は、身体介護だけから生じるわけではありません。

記録、申し送り、情報検索、書類作成などの間接業務にも多くの時間が使われています。

例えば、ICT・DXを適切に活用することで、

• 記録の二重入力をなくす
• 利用者情報をその場で入力する
• インカムで職員間の連絡を行う
• 見守り機器で夜間巡回の負担を軽減する
• 必要な情報をすぐに確認する

といった改善が可能になります。

こうした業務負担の軽減は、働きやすい職場づくりや職員満足度、離職防止にもつながります。

第3章　介護施設で活用できるICT・DX

3-1　記録・情報共有を効率化するICT

介護現場で特に導入効果を実感しやすい分野の一つが、記録と情報共有です。

例えば、タブレットやスマートフォンを利用すれば、利用者の居室やケアの現場から直接記録できます。

紙へ記入した内容を後からパソコンへ入力している施設では、入力作業を一本化することで二重入力を減らせる可能性があります。

また、インカムや情報共有システムを活用すれば、職員を探して施設内を移動したり、伝言のために業務を中断したりする時間の削減も期待できます。

重要なのは、現在の業務をそのままデジタル化するのではなく、

「この記録は本当に必要か」

「同じ情報を何度も入力していないか」

「情報共有の流れそのものを変えられないか」

まで検討することです。

3-2　見守り機器・介護ロボットを活用する

見守りセンサーや介護ロボットなども、職員の負担軽減につながるICT・テクノロジーです。

例えば見守り機器を活用することで、利用者の状態を確認しながら、必要性に応じた訪室を行えるようになる場合があります。

また、

• 移乗支援
• 移動支援
• 排泄支援
• 見守り
• コミュニケーション支援

など、さまざまな分野でテクノロジーの活用が進んでいます。

ただし、機器を導入するだけでは十分ではありません。

導入前後で職員の動線や業務手順を見直し、機器を活用した新しい業務フローをつくることが重要です。

第4章　介護DXを成功させる進め方

4-1　最初に業務課題を見える化する

介護DXの第一歩は、システム選びではありません。

まず、

• どの業務に時間がかかっているか
• 職員が何に負担を感じているか
• 二重作業が発生していないか
• 特定の職員に業務が集中していないか
• 情報共有にどのような問題があるか

などを整理します。

業務時間調査、業務フロー分析、職員アンケート、ヒアリングなどを活用すると、現場の課題を客観的に把握できます。

そのうえで、

課題 → 原因 → 改善方法 → 必要なICT

という順番で考えます。

例えば「記録時間が長い」という課題であっても、原因が入力端末不足なのか、記録項目の多さなのか、二重入力なのかによって必要な対策は異なります。

課題を明確にしてからICTを選ぶことが、投資効果を高めるポイントです。

4-2　小さく始めて効果を確認する

新しいシステムや機器を施設全体へ一度に導入すると、現場が混乱することがあります。

そのため、

• 1フロア
• 1部署
• 特定の業務
• 一部の職員

などから試験的に始める方法も有効です。

導入前後で、

• 記録時間
• 移動時間
• 申し送り時間
• 残業時間
• 夜勤時の負担
• 職員満足度

などを比較します。

効果が確認できれば対象を広げ、問題があれば運用方法を見直します。

小さな成功事例を現場でつくることで、ICTに苦手意識を持つ職員にも導入効果を理解してもらいやすくなります。

第5章　ICT・DXを定着させるために必要なこと

5-1　職員のITリテラシーを高める

ICT導入後に起こりやすい問題の一つが、職員による活用度の差です。

「一部の職員しか使えない」

「操作方法が分からない」

「以前の紙の方が楽だった」

という状態になると、デジタルと紙の両方を使うことになり、逆に業務負担が増える場合があります。

そこで重要なのが、職員のITリテラシー向上です。

例えば、

• 基本操作研修
• マニュアル整備
• eラーニング
• 現場で質問できる担当者の配置
• 職員の習熟度に合わせた研修

などを行います。

ICTに詳しい職員だけでDXを進めるのではなく、職員全体が無理なく利用できる環境をつくることが重要です。

5-2　データを業務改善に活用する

ICT・DXの大きなメリットは、業務を効率化するだけではなく、さまざまなデータを蓄積できることです。

例えば、

• ケア記録
• 利用者の状態
• 職員の勤務状況
• 業務時間
• 事故・ヒヤリハット
• 稼働状況

などのデータを分析することで、これまで感覚的に判断していた課題を客観的に把握できるようになります。

データを活用して、

1. 現状を把握する
2. 課題を発見する
3. 改善策を実施する
4. 効果を確認する
5. 次の改善につなげる

というサイクルをつくることで、ICT導入を一時的な取り組みではなく、継続的な生産性向上につなげられます。

FAQ

Q1．介護施設におけるICTとDXの違いは何ですか？

ICTは、介護記録システムやタブレット、インカムなどのデジタル技術を活用して業務を効率化することです。DXは、それらを活用しながら業務プロセスや働き方そのものを見直し、施設運営を改善していく取り組みです。

Q2．介護施設のICT導入は何から始めればよいですか？

最初にICT製品を選ぶのではなく、現在の業務課題を見える化することから始めます。時間がかかっている業務や職員の負担が大きい業務を特定し、その課題を解決するために必要なICTを検討することが重要です。

Q3．ICTを導入すれば必ず業務効率化できますか？

導入するだけでは十分ではありません。現在の業務フローをそのままデジタル化すると、非効率な業務が残る場合があります。業務そのものを見直し、導入後の運用方法まで設計する必要があります。

Q4．ITが苦手な職員が多くても介護DXは進められますか？

進められます。ただし、職員の習熟度に合わせた研修やマニュアル、相談できる体制を整えることが重要です。一度に大きく変えるのではなく、使いやすい業務から段階的に導入する方法も有効です。

Q5．外部支援を利用するメリットは何ですか？

第三者の視点から業務課題を整理することで、「ICT導入ありき」ではなく、自施設に必要な改善策を検討できます。また、業務分析、ICT選定、導入支援、職員教育、導入後の効果検証まで一貫して進めやすくなります。

まとめ

介護施設におけるICT・DX活用は、単に紙をデジタルへ置き換えたり、新しいシステムを導入したりすることではありません。

重要なのは、

• 業務課題を見える化する
• 改善すべき業務を決める
• 課題に合ったICTを選ぶ
• 業務フローそのものを見直す
• 職員教育を行う
• 導入効果をデータで確認する

という流れで取り組むことです。

適切なICT・DX活用によって、記録や情報共有などの間接業務を効率化できれば、職員の負担軽減や働きやすい職場づくりにつながります。

さらに、生まれた時間を利用者へのケアに振り向けることで、生産性向上と介護サービスの質向上を両立できます。

「何を導入するか」ではなく、「どの課題を解決したいのか」。

この視点から始めることが、介護DXを成功させる重要なポイントです。

ICTを導入する前に、まず「何を改善するのか」を整理しませんか？

「ICTを導入したいが、何を選べばよいか分からない」

「システムを導入したものの、思ったほど業務が楽にならない」

「職員によってICTの活用状況に差がある」

「DXを進めたいが、どこから取り組めばよいか分からない」

このようなお悩みはありませんか？

ハンドレッドライフでは、介護施設のICT・DX活用に向けて、

• 業務課題の見える化
• 業務フロー・業務負担の分析
• ICT導入前の課題整理
• ICT・福祉用具を活用した業務改善
• 職員のITリテラシー向上支援
• 研修・eラーニング活用
• 生産性向上に向けた改善支援
• 導入後の効果検証

など、施設ごとの状況に合わせた支援を行っています。

システムや機器の導入を目的にするのではなく、現場の課題を見える化し、ICT・DXを活用して業務改善・生産性向上につなげることを重視しています。

介護施設のICT・DX活用や業務改善についてお悩みの施設様は、まずはお気軽にご相談ください。

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