勤務交代の申し送りに時間をかけたのに、次の勤務者から「その対応が必要だとは聞いていません」と言われる。こうした行き違いは、伝える量を増やすだけでは防げません。

大切なのは、次の勤務者が「何に気をつけ、何をすればよいか」を分かるように伝えることです。この記事では、共有する項目のそろえ方、記録と口頭の使い分け、伝達漏れを防ぐ確認方法を、6つのステップで紹介します。

1. 時間がかかる原因と、伝わらなかった内容を調べる

まず、今の申し送りのどこに困りごとがあるかを確認します。時間だけを短くしようとすると、必要な情報まで省いてしまうおそれがあります。

例えば、記録を最初から読み上げている場合と、説明が足りず質問が続いている場合では、見直す点が違います。前者は読み上げる内容を絞り、後者は説明に足りない項目を補う必要があります。

数回の勤務交代で、次の点を書き留めてみましょう。

• 申し送りにかかった時間
• 同じ内容を繰り返し説明した場面
• 交代後に聞き直した内容
• 対応が伝わらず、実施が遅れたり重複したりした場面

この確認は、職員の話し方を評価するためではありません。「どの情報が、なぜ伝わりにくいのか」を見つけるためのものです。日勤から夜勤、夜勤から日勤など、交代する勤務による違いも確かめます。

2. 「変化・対応・次にすること」を同じ順番で伝える

申し送りでは、その勤務中に起きたことを、すべて同じ詳しさで話す必要はありません。次の勤務で行うケアや確認に関わる情報を中心に伝えます。

職員によって伝える内容がばらつく場合は、共有する項目と順番をそろえましょう。

共有する項目	伝える内容
誰の情報か	施設で定めた方法で利用者を特定する
いつ、何が変わったか	時刻、普段との違い、確認した事実
何をしたか	実施したケア、報告先、受けた指示
今はどうか	対応後の状態、引き続き気になること
次に何をするか	必要な対応、行う時点、引き受ける人

例えば「夕食をあまり食べませんでした」だけでは、次の勤務者は対応に迷います。実際の摂取量、普段との違い、看護職へ報告した内容、受けた指示、その後の様子を確認し、次に必要な対応まで伝えます。

「たぶん大丈夫」といった推測と、実際に確認した事実は分けましょう。数値や時刻は記録で確かめ、曖昧な言葉だけで終わらせないことが大切です。

新しい用紙を作らなくても、既存の申し送り欄にこの順番で書くことから始められます。受け手が次の行動を判断できるかを基準に、足りない情報を補いましょう。

3. 急ぎの情報は、勤務交代を待たずに直接伝える

申し送り欄に書いても、相手が読むまで情報は届きません。急いで対応する必要がある情報は、勤務交代を待たずに伝えます。

情報の扱いは、次のように分けると判断しやすくなります。

• すぐに伝えるもの：急な状態変化など、その場で報告や対応が必要な情報
• 勤務交代で必ず伝えるもの：次の勤務で行う観察や対応、終わっていない確認事項
• 記録で確認するもの：対応が完了し、次の勤務の行動に直接関わらない詳しい経過

例えば、急な状態変化があったときは、記録への記載だけで済ませません。施設の緊急時の手順に沿って看護職や責任者などへ直接連絡し、報告内容と受けた指示を記録します。

家族からの連絡も、内容によって扱いが変わります。翌朝の受診時刻が変わったのであれば、記録に残すだけでなく、準備を担う職員に確実に届ける必要があります。

「家族連絡は記録だけ」などと項目名だけで決めず、いつまでに誰が動く必要があるかで判断しましょう。迷いやすい事例は職員間で確認し、扱いをそろえます。

4. 詳しい経過は記録に残し、口頭では重要事項を確認する

記録をすべて読み上げると、時間が延び、重要な話が埋もれやすくなります。一方、すべてを「記録を読んでください」で済ませると、読み落としや受け取り方の違いが起こります。

基本は、詳しい経過は記録で確認し、口頭では重要な変化と次の対応を伝えることです。例えば転倒があった場合は、経過を記録に残したうえで、現在の状態、報告・対応の状況、引き続き必要な確認を口頭で伝えます。

職員が情報を探し回らないよう、詳しい経過と申し送り事項をどこで確認するかも決めましょう。同じ内容を複数のノートや画面へ書き写している場合は、情報が食い違わないよう、どこを更新するかを整理します。

記録を読む時間も、申し送りに必要な業務時間です。口頭の時間だけを減らし、始業前や休憩中に読む負担を職員へ移さないよう、勤務の重なり方と合わせて考えます。

また、利用者の情報を周囲に聞かれやすい廊下で話したり、個人のメッセージアプリへ送ったりしないことも大切です。施設で認められた場所と方法を使いましょう。

5. 必要な対応は「誰が引き受けたか」まで確かめる

申し送りを読んでいても、誰が対応するかが曖昧なままでは実施漏れが起こります。「誰かがやるだろう」を残さないことが重要です。

例えば「翌朝の受診に必要な書類を確認する」と書いてあっても、担当が決まっていなければ準備が止まることがあります。交代時に引き受ける人を決め、いつ確認するかを共有し、終わったら所定の欄に完了を残します。

確認の方法は、内容に合わせて使い分けましょう。

• 一般的な連絡は、所定欄のチェックなどで読んだことを確認する
• 実施が必要な対応は、引き受ける人と行う時点を確認する
• 安全に関わる重要事項は、受け手が要点を言い返して認識を合わせる

「夜間は注意してください」では、何をするかが伝わりません。観察する内容や、変化があったときの報告先・報告条件を、受けた指示や施設の手順に沿って確認します。

既読の印は、対応が終わった印ではありません。「読んだ」「引き受けた」「完了した」を区別できるようにしましょう。ただし、すべての連絡に返信や復唱を求めず、重要なものに絞ります。

交代時にその場にいない職員についても、必要な情報を誰が、いつ伝えるかを決めておくと、伝達漏れを防ぎやすくなります。

6. 一つの勤務交代で試し、時間と伝達漏れを比べる

新しい方法は、まず一つのフロアや特定の勤務交代で試します。共有する項目、記録の場所、口頭で伝える範囲をそろえ、実際の勤務で使えるかを確かめましょう。

効果は、申し送りの時間だけでは判断できません。例えば口頭の説明が短くなっても、交代後に「何を確認すればよいですか」と聞き直す場面が増えたなら、必要な情報を省いている可能性があります。

試す前後で、次の点を比べます。

• 記録を読む時間を含め、申し送り全体にかかった時間
• 交代後に聞き直した回数と内容
• 引き継いだ対応の漏れや重複
• 記入や確認にかかる職員の負担

利用者の状態や職員体制によって、必要な時間は変わります。同じ種類の勤務交代を複数回確認し、特に忙しかった日だけで結論を出さないようにしましょう。

安全に関わる伝達漏れが見つかった場合は、時間短縮よりも原因の確認を優先します。「書く項目が足りなかった」「記載場所が分からなかった」「担当が決まっていなかった」など、漏れが起きた箇所を直してから、ほかの勤務交代へ広げます。

FAQ

Q1. 紙の申し送りでも改善できますか？

できます。用紙の項目と置き場所をそろえ、未対応の内容と完了した内容を区別しましょう。訂正や追記をしたときに、どれが最新の情報か分かるようにすることも大切です。新しいシステムの導入が、改善の前提ではありません。

Q2. 申し送り時間は何分を目標にすればよいですか？

一律の目標より、まず現在の時間と内容を確かめましょう。利用者の状態や勤務体制によって必要な時間は異なります。重複した読み上げを減らしたうえで、聞き直しや対応漏れが増えていないかを確認し、施設に合った目安を設けます。

Q3. 応援職員や、久しぶりに勤務する職員にはどう伝えますか？

その日の変化だけでなく、担当する利用者の基本情報、注意するケア、困ったときの連絡先も確認できるようにします。「いつもの方法で」と省略せず、任せる業務に必要な内容を具体的に伝えましょう。確認できる資料の場所を案内すると、後から調べやすくなります。

Q4. 新人職員からの質問で申し送りが長くなる場合はどうしますか？

次のケアに必要な質問は、その場で確認します。一方、背景知識や手順を詳しく学ぶ必要がある内容は、申し送り後に別の時間を設けると整理しやすくなります。同じ質問が続く場合は、説明の言葉や手順書に不足がないかも見直しましょう。

まとめ

申し送りの効率化は、話す時間を削ることではありません。次の勤務者が必要な情報を受け取り、迷わず行動できる状態をつくることです。

共有する項目と順番をそろえ、急ぎの情報は直接伝えます。詳しい経過は記録に残し、口頭では重要な変化と次の対応を確認しましょう。実施が必要なことは、誰が引き受けたかまで確かめます。

まずは次の勤務交代で、交代後に聞き直した内容を一つ書き留めることから始めてみてください。何が足りなかったかを職員同士で確かめると、見直す点が具体的になります。

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