介護施設では慢性的な人材不足が続き、限られた人員で業務を回さなければならない現場が増えています。日々の業務に追われる中、「何を改善すべきか」「どこにムダがあるのか」が見えにくくなり、生産性の低下や離職率の上昇につながっています。
そこで注目されているのが、「業務の見える化」による生産性向上です。業務内容を可視化・棚卸しすることで、業務改善の方向性が明確になり、職員の負担軽減やサービス品質の向上にもつながります。
本記事では、介護施設における生産性向上を実現する業務改善の具体策と、ハンドレッドライフが提供するサポート手法についてご紹介します。

1. 介護施設の生産性向上を実現する業務棚卸しとは？

1-1 業務の棚卸しが生産性向上の第一歩である理由

介護施設では、介護業務以外にも記録作業、家族対応、研修、シフト調整など様々な業務が存在します。これらが整理されていないと、業務の重複や属人化が進み、生産性が低下してしまいます。
業務棚卸しを実施することで、業務の全体像と負担ポイントを把握し、効率的に再編成することが可能です。これは、職員の負担軽減と施設全体の運営改善に直結します。

1-2 業務を可視化することで得られる具体的な効果

✅ 業務負担の偏り解消と軽減

✅ 非効率業務の削減と標準化による工数削減

✅ 新人教育の効率化と即戦力化

✅ 利用者サービスの質向上とケア時間の確保

✅ 時間削減の可視化（例：月間20時間削減など）

2. ハンドレッドライフが提案する業務の見える化手法

2-1 施設職員へのアンケートによる現状把握

業務改善の第一歩は、「現場の声」の収集です。ハンドレッドライフでは、以下のようなアンケートを活用して職員の実感を可視化し、課題を浮き彫りにします：

• 職場環境に対する満足度
• 仕事へのやりがい
• 日常業務の負担感
• 課題や悩み（人間関係・情報共有など）
• ICT機器や福祉用具の導入・活用状況

2-2 アンケート結果の多面的分析

集まったデータは、職種・年齢・経験年数・役職・部署別にクロス分析。
これにより、課題の発生源や業務のボトルネックを特定し、より精緻な改善アプローチが可能となります。

3. 業務課題の見える化で介護施設の改善点を明確化

3-1 課題棚卸しで明らかになる主な課題例

業務の可視化を通じて、以下のような課題が浮き彫りになります。

• 過重労働と職員の身体的負担（腰痛・疲労など）
• マニュアルの不備による教育負荷
• 業務の属人化による対応遅れ・連携不足
• 情報共有不足によるミス・ダブルワークの発生

3-2 データに基づいた具体的な改善策

• 時間のかかる業務（記録、ケアプラン作成など）の効率化
• マニュアル整備による業務標準化と引き継ぎ負担の軽減
• 人員配置の見直しによる業務の最適配分
• ICTや福祉用具導入による現場負担の軽減

4. 持続可能な業務改善策の導入

4-1 PDCAサイクルによる継続的な業務改善

業務改善は一度で完結せず、継続的な見直しと仕組み化が必要です。PDCAの各ステップを意識し、職員が改善文化を持てるよう支援します。

• Plan（計画）：課題の明確化と改善案の設計
• Do（実行）：改善策の現場実装
• Check（評価）：実施後の効果測定と再分析
• Act（改善）：新たな課題に応じた対策へアップデート

4-2 補助金・助成金の活用によるコスト負担の軽減

業務改善の取り組みを進めるにあたり、助成金や補助金を活用することで、負担を軽減することが可能です。

• 業務改善助成金

• 介護テクノロジー支援事業（介護ロボット・ICT導入補助金）

• 人材開発支援助成金

「助成金・補助金を活用するには、以下の手順で進めましょう。」

1️⃣ 情報収集: 各助成金の最新情報を自治体・厚生労働省のHPで確認

2️⃣ 計画書作成: 施設の業務改善計画を具体化し、助成金活用の目的を明確にする

3️⃣ 必要書類の準備: 申請書、事業計画書、収支計画書などを用意

4️⃣ 申請・審査: 申請後、自治体や国の審査を受け、承認後に補助金が交付

5. まとめ

介護施設における業務の棚卸しと課題の見える化は、業務効率化とサービス品質向上に直結します。

ハンドレッドライフの支援を活用しながら、業務の可視化と継続的な改善を進めることで、職員の負担を減らしながら、利用者に最適なケアを提供することが可能になります。

業務改善のポイント

✅ 業務の棚卸しを行い、課題を特定する

✅ データを活用し、業務の見える化を進める

✅ PDCAサイクルを活用して継続的な改善を実施する

✅ 補助金を活用し、費用負担を抑えながら業務改善を進める

まずは、業務の棚卸しを行い、職員の意見を集めることから始めてみましょう。その上で、適切な助成金・補助金を活用しながら、業務の効率化を進めることが大切です。

＜参考＞介護施設における生産性向上活動サポート

ハンドレッドライフによる介護施設における生産性向上活動サポート